OKS CHECKLISTA FÖR STAFETTFIXARE

Här följer en beskrivning av hur samordning och ansvar fördelas mellan Stafettfixare, UK och Stafettansvarig i O-sektionen.

Stafettfixaren ansvarar för:

Ekonomi	Se till att du från Stafettansvarig får gällande budget med specifikation vad som gäller: Antal lag, antal lagledare, planerat ressätt, logi och mat som ingår samt, givetvis, vilken totalsumma som är budgeterad samt slutligen vad som skall betalas av deltagarna själva. (egenavgifter)
Anmälan	Se till att lag anmäls, verifiera med UK att antal lag stämmer innan anmälan skickas. OBS att många kavlar skall anmälas långt i förväg.
Logi	Bokning av logi enligt budget. Gör dock gärna ett försök att hitta nåt bättre/billigare alternativ. Var ute i god tid även här, attraktiva alternativ försvinner mycket tidigt.
Lagledare	Du ordnar i samspel med UK lagledare enligt plan i budgeten och ser till så att dom vet vad de ansvarar för (se nedan).
Resa	Bokning av buss och/eller vidtalande av bilchaufförer. Se till så att alla löpare, lagledare och övrig ”markservice”-personal får transport. Nunnan skall användas så mycket som möjligt, verifiera med Lars Björking att den är tillgänglig.
Mat	Inköp/beställning av mat enligt budget. Du ansvarar även för att matlagningsansvariga finns om det behövs.
Utrustning	Ordna så att klubbtält och standar samt all utrustning för ”markservicen” kommer med. Prata med Hjortgårdens personal i god tid om du vill ha hjälp med att plocka fram utrustning.
Information	Skriv och sprid information om stafetten via mail, anslagstavla och/eller utdelade PM. Denna bör innehålla information om ressätt, tider, logi, mat, utrustning, lagledning mm. Samordnas lämpligen med UK’s information om laguppställning, sträckor etc.
På plats	Att allting med resa, logi och markservice löper fint och enligt planerna. Detta är inget som löpare och lagledare skall behöva tänka på, bara informeras om (informationen samordnas med lagledare)
Samband	Se till så att det finns samband mellan TC, logi, lagledare och andra som kan tänkas behöva komma i kontakt med varandra. Använd mobil, sprid mobilnummer.

Budgeten skall så långt det är möjligt inte överskridas. Dock kan den ju vara felberäknad, antal lag kan ha ändrats och ibland kan ett dyrare alternativ för t.ex logi höja resans kvalité så mycket att det är befogat att överskrida budgeten. Prata med Stafettansvarig i O-sektionen om du märker att budgeten överskrids eller du tycker att den skall överskridas. Stafettansvarig i O-sektionen är ytterst ansvarig för stafettekonomin.

UK ansvarar för:
• Att lagen tas ut och meddelas via mail, hemsida, lapp på Hjg samt personligen till löparna.
• Att löpare och reserver meddelas om sträckor och ”beredd-sträckor” vid återbud.
• Reservtillsättning (Alla återbud lämnas till UK)
• Om UK själva inte finns på plats på stafetten är det deras ansvar att lagledare är informerade om vad som gäller vid sena återbud.

Lagledare ansvarar för:
• Att på plats se till så att alla löpare får all viktig information om tävlingen. Ungefärliga tider, kartinfo, växling och stämpling, särskilda saker på PM. Lämpligen genom en samling före start. (Samordna med stafettfixaren så all information om mat och logi kommer fram)
• Att det finns reservpannlampor utplacerade på lämpliga platser och att alla löpare vet om var de finns. Att löparna har med sig extra ficklampa och reservkompass.
• Att ha koll på hur länge aktuell löpare varit ute samt när nästa och därpå följande växlingar beräknas ske. Vi önskan meddela detta till nästa löpare som skall ut.
• Nummerlappar
• Att rätt stämplingsbricka används av varje löpare. Påminn om nollning.
• Att överdraget tas om hand vid utspringning och återlämnas snarast efter målgång.
• Väckning (samordna ev. med stafettfixare)